Privacy AVG-wet ook voor verenigingen

11 april 2018

0

S.V. Hoofddorp volop in actie met voorbereiding. De AVG / Wet bescherming persoonsgegevens gaat eind mei 2018 in. Ook sportverenigingen moeten aan deze Wet voldoen en zo niet dan dreigen hoge boetes. Maar wat houdt deze Wet nu precies in, en wat heeft onze vereniging hier al aan gedaan of moeten wij nog doen?

Wat zijn persoonsgegevens?

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens zijn.

Voorbeelden van persoonsgegevens

Er zijn vele soorten persoonsgegevens. Voor de hand liggende gegevens zijn iemands naam, adres en woonplaats. Maar ook telefoonnummers en postcodes met huisnummers zijn persoonsgegevens. Gevoelige gegevens als iemands ras, godsdienst of gezondheid worden ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze zijn door de wetgever extra beschermd.

Wat de Wet van ons als vereniging verwacht:

1.    Vastleggen welke persoonsgegevens we allemaal bijhouden;

Zoals naam, adres, postcode, woonplaats, mobiele nummers, e-mailadressen, bankrekeningnummers. 
Misschien ook bijzondere gegevens, zoals gezondheidsproblemen, allergieën of zaken die gaan over politieke voorkeur, afkomst en ras.

2.    Zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan;

Behandel e-mails, dossiers en digitale data voorzichtig. Zorg voor beleidsvorming in je organisatie.

3.    Informeren vrijwilligers over de Wet;

Alle vrijwilligers (die met persoonsgegevens omgaan) informeren, opleiden en hen een geheimhoudingsverklaring laten tekenen.

4.    Onze ICT toepassingen beveiligen;

De beveiliging van gegevens moet in orde zijn. Denk aan Excel-bestanden, een CRM, het ledenbestand, mails, je tablet, laptops en smartphones met ledengegevens. 
we zijn verplicht voor goede beveiligingssoftware zoals antivirusprogramma’s te zorgen.

Wat hebben we al gedaan:

Eind 2017 hebben wij een privacy-beleid opgesteld. In dit beleid hebben we omschreven welke persoonsgegevens wij gebruiken, voor welk doel en hoe we hier mee omgaan. We hebben bestuursleden en wedstrijdsecretarissen geheimhoudingsverklaringen laten tekenen, en we hebben een verwerkersovereenkomst opgesteld die bedrijven moeten ondertekenen als ze via ons gebruik maken van deze persoonsgegevens (b.v. Club Collect voor de contributie betaling). Op drie van de vier bovenstaande gebieden hebben we dus al maatregelen genomen.

Wat nog te doen:

De volledige Wet is een enorm boekwerk, en echt juristenvoer. Zowaar niet een gemakkelijke opgave voor verenigingen met vaak alleen maar goedwillende vrijwilligers. Zeker niet als al langere tijd nog onzeker was welke onderdelen van toepassing zijn voor verenigingen, en op welke onderdelen verenigingen vrijstelling zouden krijgen. Inmiddels heeft de AVG een 15-stappenplan ontwikkeld speciaal voor verenigingen.

Ontvang het laatste nieuws als eerst, meld je aan voor de S.V. Hoofddorp Nieuwsbrief: